راهنمای استفاده از توابع countifs در Excel

راهنمای استفاده از توابع countifs در Excel

هنگام کار با داده‌ها در نرم افزار مایکروسافت اکسل، گاهی نیاز داریم فقط پارامترهایی را بشماریم که دارای چند شرط مشخص به صورت همزمان هستند؛ مثلاً تعداد فاکتورهایی که پرداخت شده‌اند و تنها به یک مشتری خاص ارتباط دارند. در چنین مواقعی، تابع  COUNTIFS به‌عنوان یکی از ابزارهای بسیار کاربردی و دقیق وارد عمل می‌شود. این تابع به شما امکان می‌دهد بر اساس دو یا چندین شرط مختلف، داده‌ها را شناسایی کرده و آن‌ها را به درستی دسته‌بندی کنید. استفاده از توابع countifs در Excel موجب افزایش دقت در گزارش‌گیری، فیلتر کردن داده‌های گوناگون و ساخت داشبوردهای اطلاعاتی خواهد شد.

تابع COUNTIFS و ساختار آن

تابع COUNTIFS از نظر عملکرد شبیه تابع COUNTIF است، با این تفاوت که COUNTIF فقط یک شرط را بررسی می‌کند، در حالی که  COUNTIFS می‌تواند دو یا چند شرط را به صورت ترکیبی مورد ارزیابی قرار دهد. تفاوت دیگر این دو مورد در ترتیب آرگومان‌ها است. در  COUNTIFS ابتدا محدوده و سپس معیار نوشته می‌شود، ولی در برخی توابع مشابه مانند SUMIF ترتیب پارامترها متفاوت خواهد بود. ساختار کلی این تابع  COUNTIFS به صورت زیر است:

COUNTIFS(criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2]…) =

در این فرمول، range1 اولین محدوده‌ای است که شرط اول روی آن اعمال شده و criteria1 معیاری است که باید در آن محدوده بررسی شود. طبیعتاً range2 و criteria2 برای شرط دوم مورد استفاده قرار می‌گیرند و این ساختار به همین ترتیب ادامه پیدا می‌کند. تمامی شرط‌ها باید به‌ طور هم‌زمان برقرار باشند تا یک سلول در روند شمارش لحاظ شود.

کاربرد این تابع

می‌توان از تابع COUNTIFS برای فیلتر کردن داده‌ها بر اساس چند ویژگی (مثل تاریخ، منطقه، نوع محصول و…) نیز استفاده کرد تا فقط مواردی را بشماریم که همه این ویژگی‌های مدنظر ما را دارند. به همین دلیل است که جهت تولید انواع گزارش‌های آماری از این تابع کمک گرفته می‌شود.

البته موارد استفاده از توابع countifs در Excel بسیار گسترده است، زیرا این فانکشن کاربردهای متنوعی دارد. در بحث مدیریت منابع انسانی، می‌توان برای شمارش تعداد کارمندان دارای ویژگی‌هایی خاص (مثلاً کارمندانی که در یک واحد مشغول به کار هستند و سابقه کاری بیش از ۵ سال دارند) از این تابع بهره برد. دریافت این اطلاعات برای تهیه گزارش‌های سازمانی و تحلیل‌های پرسنلی ضروری است.

در حوزه حسابداری و مالی، تابع  COUNTIFS برای بررسی دقیق فاکتورهای پرداخت ‌شده در یک بازه زمانی معین به کار گرفته می‌شود. این تابع می‌تواند تعیین کند که چه تعداد فاکتور در یک تاریخ مشخص پرداخت شده‌اند و امکان ردیابی و تحلیل جریان‌های مالی را فراهم می‌کند.

تابع COUNTIFS برای تحلیل رفتار مشتریان در بخش فروش و بازاریابی بسیار مفید است. مثلاً می‌توان تعداد مشتریانی را که از فروشگاه مدنظر ما خرید کرده‌اند و مبلغ خریدشان از حد مشخصی بیشتر بوده است را به راحتی مشخص کرد. دسترسی به این داده‌ها جهت تصمیم‌گیری بهتر در بحث بازاریابی و تخصیص منابع فروش نقش کلیدی دارد.

نکات مهم در استفاده حرفه‌ای از تابع COUNTIFS

به منظور استفاده از توابع  countifs در Excel به بهترین شکل ممکن لازم است همواره چند مورد مهم را مدنظر داشته باشید. نکته اصلی آن که تمامی محدوده‌های قرار گرفته در این تابع باید از نظر ابعاد (یعنی تعداد ردیف‌ها و ستون‌ها) با یکدیگر مطابقت داشته باشند. عدم رعایت این موضوع می‌تواند منجر به خطا در نتیجه‌ نهایی شود. Excel اجازه می‌دهد از محدوده‌های پیوسته یا ناپیوسته در تعریف شروط مختلف کمک بگیرید که خود یک مزیت به شمار می‌رود.

اگر در شرط‌گذاری از یک سلول خالی به ‌عنوان معیار استفاده شود، تابع مقدار آن را برابر صفر تلقی می‌کند. علاوه بر این، می‌توانید از نویسه‌های خاص مانند علامت ستاره (*) برای نمایش هر تعداد کاراکتر و علامت سؤال (؟) برای نمایش یک کاراکتر دلخواه در شرط‌ها استفاده کنید. این ویژگی‌ها کار با داده‌های متنی را تسهیل می‌کند و به منظور تهیه انواع گزارش‌های آماری می‌توان به سراغ آن رفت.

استفاده از آدرس سلول در ترکیب با عملگرهای منطقی در COUNTIFS

یکی از کاربردهای پیشرفته تابع COUNTIFS در Excel، استفاده از آدرس سلول‌ها همراه با عملگرهای منطقی مانند >، <، >= یا <= در تعریف شروط است. هنگام به‌کارگیری این عملگرها در کنار آدرس سلول، لازم است عملگر منطقی درون گیومه (“) قرار گیرد و برای ترکیب آن با آدرس سلول، از علامت & استفاده شود تا Excel بتواند شرط تایپ شده را به ‌درستی به ‌صورت یک رشته متنی تفسیر کند.

مشکلات رایج در استفاده از COUNTIFS و راه‌حل‌ آن‌ها

برخی از خطاهای رایج باعث بازگشت نتایج غلط یا مواجه با ارورهای گوناگون حین استفاده از توابع countifs در Excel می‌شوند. یکی از مواردی که در این زمینه می‌توان به آن اشاره کرد استفاده از مقادیر نادرست یا اشتباه در اطلاعات ورودی است. تایپ کاراکترهای اضافی، فاصله‌های ناخواسته یا داده‌هایی که با شرط مدنظر ما مطابقت ندارند موجب ایجاد ایرادات مختلف می‌شود.

علاوه بر این، باید به فرمت داده‌ها توجه داشت. اگر تاریخ یا عددی در قالب متن وارد شده باشد، Excel ممکن است آن را به عنوان مقدار معتبر نشناسد. برای رفع این مشکل، بهتر است فرمت سلول‌ها را به صراحت به «DATE» یا «NUMBER» تغییر دهید تا از تفسیر اشتباه تابع جلوگیری شود.

اگر در سلول‌هایی که قرار است توسط این تابع شمارش و ارزیابی شوند فاصله‌های نامرئی وجود داشته باشد، باز هم احتمال دارد نتیجه نهایی به شکل نادرست نمایش داده شود. می‌توانید با کمک توابعی همچون trim از حذف شدن این نوع فاصله‌ها اطمینان حاصل کنید. علاوه بر این، تابع‌های upper و lower به منظور یکسان‌سازی حروف به کار برده می‌شوند و می‌توانند انتخاب خوبی برای این کار باشند.

جمع‌بندی

تابع COUNTIFS یکی از ابزارهای مهم Excel برای تحلیل داده‌های پیچیده و چند ‌بعدی است. با بهره‌گیری درست از این تابع، می‌توان گزارش‌هایی دقیق، حرفه‌ای و قابل اتکا تهیه کرد که پایه تصمیم‌گیری‌های مدیریتی و عملیاتی در سازمان‌ها را شکل می‌دهند. استفاده از توابع countifs در Excel به شما اجازه می‌دهد تا با سرعت بیشتری به داده‌های موردنیاز خود دسترسی داشته باشید. چنانچه قصد دارید با سایر تابع‌های نرم افزار اکسل آشنا شوید و در این زمینه کنجکاو هستید، پیشنهاد می‌کنیم سایر مقالات وب‌سایت «عاطفه مقدس‌زاده» را مطالعه کرده و یا نسبت به ثبت‌نام در دوره‌های آموزشی ما اقدام کنید.