طلایی ترین ترفند های اکسل از مبتدی تا حرفه‌ای
طلایی ترین ترفند های اکسل از مبتدی تا حرفه‌ای
اکسل یکی از برنامه‌های پرکاربردی است که میلیون‌ها نفر از سراسر جهان برای انجام امور شخصی و اداری خود از آن استفاده میکنند. این نرم‌افزار، برنامه‌ای آسان و پرطرفدار است که بیشتر مردم می‌توانند ظرف مدت‌زمان کوتاهی کار کردن با آن را فرابگیرند. بااین‌حال، یادگیری ترفند های اکسل کمک می‌کند که با سرعت و دقت بیشتری با این نرم‌افزار مفید کار کنید.
اکسل یکی از نرم‌افزارهای محبوب و مفیدی است که روزانه کاربران زیادی با آن سروکار دارند. حتی اگر شغل و حرفۀ شما به حسابداری مرتبط نباشد، بازهم به‌نوعی در کسب‌وکار خود این نرم‌افزار نیاز پیدا می‌کنید؛ بنابراین آشنایی با ترفندها و نکات این نرم‌افزار موجب افزایش راندمان کاری شما خواهد شد.
معرفی معروف‌ترین و کاربردی‌ترین ترفند های اکسل
همان‌طور که گفته شد، اکسل یکی از نرم‌افرازهای محاسبانی معروف و پرطرفداری است که توسط شرکت مایکروسافت توسعه داده شده است. بسیاری از کاربران از این نرم‌افزار برای ساخت جداول، انجام محاسبات، مدیریت داده‌ها، تهیه گزارش‌ها و… استفاده میکنند.
به‌دلیل اهمیت آشنایی با این نرم‌افزار، ممکن است کاربران ساعت‌های زیادی را صرف یادگیری و تسلط بر این نرم‌افزار کنند، ولی شناخت ترفند های اکسل موجب می‌شود که به‌طور کامل بر این نرم‌افزار تسلط پیدا کنید و به‌سرعت به یک کاربر حرفه‌ای اکسل تبدیل شوید.
ترفند پر شدن سریع سلول‌ها با دابل کلیک
اگر با مجموعه داده‌های بزرگی سروکار دارید که لازم است که یک فرمول خاص را برای همۀ سلول‌ها اجرا کنید، استفاده از ترفند های اکسل انجام این کار را برایتان راحت خواهد کرد. در این صورت لازم نیست که سلول حاوی فرمول اصلی را در سایر سلول‌ها تکرار یا کپی کنید.
- تنها کافی است ماوس را بر روی گوشۀ پایین سمت راست سلول قرار دهید. در این حالت، نشانگر از نظر شکل و رنگ تغییر می‌کند.
- پس از این می‌توانید دو بار کلیک کنید تا فرمول به تعداد سلول‌های مجاور کپی شود. همچنین می‌توانید این کار را به‌سرعت با استفاده از کیبورد انجام دهید.
- برای پر کردن یک یا چند سلول انتخابی می‌توانید از CTRL + D بهره ببرید.
ترفند قفل کردن سلول‌ها و استفاده از مقادیر ثابت در فرمول‌ها
این ترفندها کمک می‌کند که با استفاده از علامت دلار در فرمول‌ها، سلول‌ها را قفل و از مقادیر ثابت در فرمول‌ها استفاده کنید. همچنین با استفاده از کلید F4 می‌توانید به‌صورت سریع از علامت دلار استفاده کنید و عملیات وارد کردن داده‌ها در تعداد زیادی سلول را به‌سرعت تکرار کنید.
برای اجرای این ترفند در اکسل و قفل کردن سلول، سطر یا ستون در یک فرمول باید علامت ($) را قبل از حرف یا عدد مربوطه قرار دهید.
به‌عنوان مثال، فرض کنید فرمول شما به‌صورت A3*B3= باشد و شما می‌خواهید همیشه از مقدار سلول A3 استفاده کنید.
درصورتی‌که فرمول خود را به‌صورت $A$3*B3= بنویسید، نرم‌افزار همیشه صرف‌نظر از اینکه فرمول را کجا کپی کنید از سلول B 3 استفاده خواهد کرد.
یک راه سریع برای اعمال علامت دلار در زمان تایپ فرمول، فشردن کلید F4 است.
این کار همچنین با برجسته کردن یک کاراکتر تکی، مانند برچسب ستون و سپس فشار دادن F4 به‌خوبی قابل انجام است.
در اکسل می‌توانید از کلید F4 برای تکرار آخرین عمل نیز استفاده کنید. به‌عنوان‌مثال اگر یک سلول را با یک رنگ خاص پر کرده‌اید و می‌خواهید همان عمل را برای سلول دیگری تکرار کنید، کافی است که این کلید را فشار دهید.
ترفند تکرار سریع عملیات وارد کردن داده‌ها در تعداد زیاد
یکی از کاربردی‌ترین ترفند های اکسل وارد کردن سریع داده‌های مشابه در تعداد زیادی سلول است؛ بنابراین اگر می‌خواهید داده‌های یکسان را در چندین سلول وارد کنید، بهتر است از این راه سریع برای انجام این کار استفاده کنید تا کارتان حرفه‌ای‌تر به نظر برسد.
- برای این کار باید سطر، ستون یا سلول‌هایی را برگزینید که می‌خواهید همان مقدار را به آن‌ها اضافه کنید.
در مرحلۀ بعد، مقدار مدنظرتان را یک‌بار تایپ کنید و در نهایت کلید ctrl + Enter را بزنید. - در این صورت، مقدار موردنظر به تمام سلول‌های انتخاب‌شده کپی خواهد شد.
- با استفاده از این ترفند، می‌توانید کارتان را به‌صورت حرفه‌ای‌تر و به زمان کمتری انجام دهید.
ترفند تولید سریع جداول و آنالیز آن‌ها
گزینۀ جداول (Tables) در اکسل شیوه‌ای عالی برای ارائۀ داده‌ها به‌صورت قابل‌فهم به‌حساب می‌آید. با استفاده از ترفند تولید سریع جداول در اکسل به‌عنوان یکی از بهترین ترفند های اکسل می‌توانید به‌سرعت جداولی مرتب و قابل استفاده بسازید و آن‌ها را آنالیز کنید.
ابتدا، سلول‌هایی را که می‌خواهید در جدول قرار دهید برجسته کنید. سپس کلید ALT را به همراه N و سپس T فشار دهید.
یک پنجرۀ تأییدیه نمایش داده می‌شود. برای ایجاد جدول، کافی است فقط کلید Enter را فشار دهید. حالا جدول شما ساخته شده است و هر ستون دارای فیلترهای خودکار و یک برچسب در گوشۀ سمت راست پایین خواهد بود. با کلیک و نگه‌داشتن برچسب، می‌توانید سطرها یا ستون‌های اضافی را بکشید و تغییر دهید.
برای آنالیز جداول باید روی هر بخش از جدول راست کلیک و گزینۀ Quick Analysis را در وسط منوی بازشده انتخاب کنید. در پنجرۀ Quick Analysis به‌سرعت می‌توانید قالب جدول را تغییر دهید و محاسبات خودکار و قالب‌بندی شرطی، نمودارها و جداول محوری را به جدول اضافه کنید. با استفاده از این ترفند می‌توانید به‌سرعت جداول مرتب و آنالیزشده را در اکسل ایجاد کنید و داده‌های خود را به‌صورت قابل‌فهم‌تر نمایش دهید.
ترفند ساخت گراف‌ها و چارت‌ها به شیوه حرفه‌ای در اکسل
ارائۀ دیتا در قالب چارت یا نمودار، یکی دیگر از وظایف اصلی کاربران اکسل است. انتخاب نوع مناسبی از نمودار و درک چگونگی استفاده از آن می‌تواند چالش‌هایی را به همراه داشته باشد.
در این راستا، آشنایی با ترفند های اکسل برای ساخت نمودارها و چارت‌ها به شیوۀ حرفه‌ای مفید خواهد بود.
ابتدا، نوع مناسبی از نمودار را برای نمایش دادن اطلاعات خود انتخاب کنید. برای مثال، اگر داده‌های شما شامل متغیرهای دسته‌ای هستند (مانند درآمد در هر فصل یا تعداد فروش یک مورد خاص) می‌توانید از نمودارهای ستونی، دایره‌ای یا خطی استفاده کنید.
برای حفظ دقت و وضوح اطلاعات در نمودار، بهتر است نمودارهای ورک‌شیت را با سلول‌ها تراز کنید. برای این کار، نگه‌داشتن کلید ALT هنگام جابجایی نمودار یا فعال کردن گزینۀ Snap to Grid در تنظیمات قالب نمودار کمک‌کننده خواهد بود.
با استفاده از این ترفند، می‌توانید گراف‌ها و چارت‌هایی با دقت و وضوح بالا در اکسل ایجاد کنید و اطلاعات خود را به شیوۀ تخصصی ارائه دهید.
سخن پایانی
اکسل یکی از نرم‌افزارهای محاسباتی مهمی است که کاربران زیادی برای انجام امور محاسباتی، امور شخصی، اداری و… از آن استفاده میکنند.
یادگیری این نرم‌افزار معمولاً کار ساده‌ای است، اما این نرم‌افزار نیز همانند هر برنامۀ دیگری ترفندهایی دارد که کاربران می‌توانند با یادگیری ترفند های اکسل کارهای خود را به‌صورت حرفه‌ای و با سرعت بیشتر انجام دهند.
در این زمینه، کمک گرفتن از افراد متخصص و ماهر می‌تواند شما را صدها گام جلوتر بیندازد و به شما کمک کند که در شغل خود بدرخشید.
