آموزش ساخت لیست کشویی (Drop Down List) در اکسل با چند روش مختلف

در دنیای پرشتاب اطلاعات و داده‌ها، استفاده از ابزارهایی که ورود و مدیریت داده را ساده‌تر و دقیق‌تر می‌کنند، اهمیت زیادی دارد. یکی از این ابزارها در نرم‌افزار اکسل، لیست کشویی (Drop Down List) است. قابلیت ساخت لیست کشویی (Drop Down List) در اکسل به کاربران این امکان را می‌دهد که مجموعه‌ای از گزینه‌های از پیش‌تعیین‌شده را در یک سلول قرار دهند. این کار علاوه بر کاهش احتمال خطا، نظم و ساختار مشخصی به داده‌ها می‌بخشد. در این مقاله با زبانی ساده، به معرفی و آموزش چند روش متنوع برای ساخت لیست کشویی در اکسل خواهیم پرداخت.

روش‌های مختلف برای ساخت لیست کشویی در نرم‌افزار اکسل

کاربرد لیست کشویی محدود به محیط‌های اداری نمی‌شود؛ بلکه از آن در طراحی فرم‌های ورود اطلاعات، گزارش‌های مالی، فاکتورها، فرم‌های نظرسنجی و بسیاری از پروژه‌های شخصی یا شرکتی نیز بهره برده می‌شود. انعطاف بالای این قابلیت و امکان پیاده‌سازی آن به چند روش مختلف، سبب شده‌اند که ساخت لیست کشویی در اکسل به یکی از مهارت‌های پایه و ضروری برای کاربران این نرم‌افزار تبدیل شود. در ادامه با روش‌های مختلف ساخت این لیست‌ها آشنا خواهید شد.

روش اول؛ استفاده از Data Validation

یکی از ساده‌ترین و در دسترس‌ترین روش‌ها برای ساخت لیست کشویی (Drop Down List) در اکسل، استفاده از ابزار Data Validation است. این روش نیازی به فرمول‌نویسی یا تنظیمات پیچیده ندارد و برای لیست‌هایی که تعداد گزینه‌های محدودی دارند، بسیار مناسب است. در این روش برای اینکه بتوانید لیست کشویی ایجاد کنید، نیاز است یک سری مراحل ساده را پشت سر بگذارید که شامل گزینه‌های زیر هستند:

• ابتدا سلولی را که می‌خواهید لیست کشویی در آن ایجاد شود، انتخاب کنید.
• سپس از نوار ابزار وارد تب Data شوید.
• در بخش Data Tools بر روی گزینه Data Validation کلیک کنید.
• زمانی که پنجره جدید باز می‌شود، از بخش Allow گزینه List را انتخاب کنید.
• حالا در قسمت Source، گزینه‌های مورد نظر خود را با استفاده از کاما از یکدیگر جدا کرده و کنید.
• در پایان روی دکمه‌ Ok کلیک کنید.

اکنون سلول شما دارای یک فلش کوچک در کنار خود خواهد بود که با کلیک روی آن، لیستی از گزینه‌های واردشده نمایش داده می‌شود و کاربر می‌تواند فقط یکی از آن‌ها را انتخاب کند. از جمله مزایای این روش می‌توانیم به سرعت بالا اشاره کنیم. این روش برای لیست‌های کوتاه و ثابت استفاده می‌شود.

روش دوم؛ استفاده از محدوده سلول‌ها برای ایجاد لیست کشویی

اگر قصد دارید لیست کشویی شما از مجموعه‌ای از داده‌های واردشده در سلول‌های دیگر تغذیه کند، استفاده از محدوده‌ سلولی بهترین و استانداردترین روش است. این شیوه از ساخت لیست کشویی (Drop Down List) در اکسل به شما امکان می‌دهد که داده‌ها را در یک بخش مشخص وارد کرده و از آن‌ها در سلول مقصد استفاده کنید. ابتدا یک ستون یا ردیف از سلول‌ها را که می‌خواهید گزینه‌های لیست کشویی از آن گرفته شوند، پر کنید. به‌عنوان‌مثال در سلول‌های A1 تا A5 مقادیر خود را وارد کنید که می‌توانند شامل اسم، نام کشور، نمره و… باشند.

حالا سلولی را که می‌خواهید لیست کشویی در آن ایجاد شود، انتخاب کنید. به تب Data بروید و گزینه Data Validation را انتخاب کنید. حالا مثل روش قبلی، از بخش Allow بر روی گزینه List کلیک کنید. در بخش Source باید عبارت =A1:A5 را بنویسید. در نهایت روی Ok کلیک کنید. اکنون لیست کشویی شما مستقیماً از داده‌هایی که در سلول‌های A1 تا A5 وارد کرده‌اید، تغذیه می‌شود. این روش مناسب برای لیست‌های بلند یا متغیر است و در مقایسه با روش دستی، حرفه‌ای‌تر و ساختاریافته‌تر است.

روش سوم؛ استفاده از محدوده‌های نام‌گذاری‌شده (Named Range)

در پروژه‌های بزرگ‌تر یا زمانی که نیاز دارید از یک لیست کشویی در چند نقطه مختلف فایل اکسل استفاده کنید، بهترین راهکار استفاده از محدوده نام‌گذاری‌شده است. این روش نه‌تنها باعث نظم بیشتر در فایل‌های پیچیده می‌شود، بلکه مدیریت داده‌ها را نیز ساده‌تر می‌کند. مراحل ساخت لیست کشویی با این روش شامل گزینه‌های زیر هستند:

• ابتدا سلول‌هایی را که می‌خواهید به عنوان گزینه‌های لیست از آن‌ها بهره ببرید را انتخاب کنید.
• به تب Formulas در نوار ابزار اکسل بروید.
• روی گزینه Define Name کلیک کنید.
• در پنجره‌ی بازشده، یک نام دلخواه و بدون فاصله برای محدوده انتخاب کنید.
• روی OK کلیک کنید تا محدوده نام‌گذاری شود.
• حالا سلولی که قرار است لیست کشویی داشته باشد را انتخاب کنید.
• به تب Data بروید و Data Validation را باز کنید.
• در بخش Allow، گزینه‌ List را انتخاب کنید.
• در بخش Source، نامی که ایجاد کردید را با یک علامت مساوی وارد کنید.
• روی OK کلیک کنید.

اکنون لیست کشویی شما از محدوده‌ای که نام‌گذاری کرده‌اید تغذیه می‌شود و در هرجای فایل می‌توانید از این نام استفاده کنید. با این روش ساختار فایل شما بسیار منظم‌تر و حرفه‌ای‌تر خواهد بود.

روش چهارم؛ ساخت لیست کشویی وابسته (Dependent Drop Down)

حالا به روش چهارم ساخت لیست کشویی (Drop Down List) در اکسل می‌پردازیم. در برخی از سناریوها، نیاز داریم لیست کشویی دوم، وابسته به انتخاب کاربر در لیست کشویی اول باشد. برای مثال در لیست اول، کاربر کشور را انتخاب می‌کند، و در لیست دوم فقط شهرهای مربوط به همان کشور نمایش داده می‌شوند. این نوع لیست‌ها را لیست کشویی وابسته می‌نامند. برای ساخت این لیست کافی است یک سری مراحل را دنبال کنید. فرض کنیم در سلول‌های A1 تا A3 اسامی سه کشور داریم.

این لیست را در یک محدوده وارد کرده و طبق روش‌های قبل، یک لیست کشویی ساده برای سلول اول ایجاد کنید. در ستون‌های جداگانه، برای هر کشور، لیستی از شهرهای مربوط به آن را وارد کنید. به عنوان مثال اگر کشورهای شما ایران، آلمان و فرانسه باشند، باید به ترتیب در در سلول‌های B1 تا B3، C1 تا C3 و D1 تا D3 شهرهای هرکدام را وارد کنید. حالا محدوده هر ستون را نام‌گذاری کنید.

برای این کار محدوده‌ی B1:B3 را انتخاب کنید، سپس در قسمت Name Box (بالای ستون A) نام کشور ایران را بنویسید. به همین ترتیب، محدوده‌ی C1:C3 را با نام آلمان و D1:D3 را با نام فرانسه ذخیره کنید. مرحله سه ایجاد لیست دوم (وابسته) است. حالا در سلولی که می‌خواهید لیست کشویی وابسته در آن قرار بگیرد (مثلا سلول B5) مراحل زیر را انجام دهید:

• به تب Data > Data Validation بروید.
• در بخشAllow گزینه List  را انتخاب کنید.
• در قسمت Source فرمول =INDIRECT(A5) را وارد کنید.
• در نهایت OK را بزنید.

اکنون، وقتی کاربر در سلول A5 یک کشور انتخاب می‌کند، سلول B5 فقط شهرهای مربوط به همان کشور را در لیست کشویی نمایش می‌دهد. ایجاد فرم‌های هوشمند و سلسله‌مراتبی، تجربه کاربری حرفه‌ای‌تر و کاهش خطای ورود دیده از جمله مزایای این روش هستند.

جمع بندی

ساخت لیست کشویی (Drop Down List) در اکسل یکی از ساده‌ترین راه‌ها برای بهینه‌سازی ورود داده و کاهش خطاهای کاربر است. در این مقاله، با روش‌های مختلفی برای ایجاد این لیست‌ها آشنا شدیم. با شناخت این روش‌ها و نکات کاربردی، می‌توان فرم‌هایی دقیق، کاربرپسند و حرفه‌ای در اکسل طراحی کرد که هم مدیریت داده‌ها را ساده‌تر کنند و هم ظاهر منظم‌تری به فایل‌های کاری شما بدهند. اگر می‌خواهید نکات مربوط به اکسل را بیشتر بدانید، پیشنهاد می‌دهیم در کلاس‌های عاطفه مقدس‌زاده شرکت کنید. تمامی آموزش‌ها اصولی و حرفه‌ای هستند.

در دنیای پرشتاب اطلاعات و داده‌ها، استفاده از ابزارهایی که ورود و مدیریت داده را ساده‌تر و دقیق‌تر می‌کنند، اهمیت زیادی دارد. یکی از این ابزارها در نرم‌افزار اکسل، لیست کشویی (Drop Down List) است. قابلیت ساخت لیست کشویی (Drop Down List) در اکسل به کاربران این امکان را می‌دهد که مجموعه‌ای از گزینه‌های از پیش‌تعیین‌شده را در یک سلول قرار دهند. این کار علاوه بر کاهش احتمال خطا، نظم و ساختار مشخصی به داده‌ها می‌بخشد. در این مقاله با زبانی ساده، به معرفی و آموزش چند روش متنوع برای ساخت لیست کشویی در اکسل خواهیم پرداخت.