همه چیز درباره توابع جستجو؛ تابع Vlookup در اکسل

همه چیز درباره توابع جستجو؛ تابع Vlookup در اکسل

بخش مهمی از کاربردهای مختلف اکسل به توابع مختلفی بستگی دارند که در این نرم‌افزار به کار گرفته می‌شوند. استفادۀ صحیح از مواردی همچون تابع Vlookup در اکسل به ما این اجازه را می‌دهد تا در کوتاه‌ترین زمان ممکن داده‌های مدنظر خود را به هر نحوی که باشند بیابیم و در زمان خود صرفه‌جویی کنیم.

برخلاف تصور بسیاری از کاربران، نحوۀ بهره‌گیری از لوک آپ چندان پیچیده نیست. این تابع نیز دارای دستور خاص خود است که باید با توجه به آن به هدف نهایی خود دست یابید. لوک آپ خود در زبان انگلیسی به معنای «جستجوی سریع و دقیق» است.

همین موضوع به‌خوبی نشان می‌دهد که از چنین تابعی باید در چه مواردی کمک گرفت. با ما تا پایان همراه باشید تا اطلاعات مهمی را در این رابطه به شما عزیزان ارائه کنیم.

کاربرد کلی تابع لوک آپ

همان‌طور که گفته شد، تابع Vlookup در اکسل به‌وفور مورد استفاده قرار می‌گیرد. کاربرد اصلی این تابع را می‌توان جستجو در یک محدودۀ مشخص دانست.

با کمک آن می‌توانید مقادیر موجود در سطر‌های یک ستون به‌خصوص را مورد بررسی قرار دهید. لوک آپ در زمانی که با چندین شیت مختلف کار می‌‌کنیم و داده‌های زیادی داریم، یک برگ برنده برای ما است.

از لوک آپ می‌توان برای تطبیق داده‌های مختلف نیز کمک گرفت. به‌عنوان مثال، تصور کنید که یک شیت از حقوق پرسنل در اختیار دارید و شیت دیگر مربوط به میزان پاداش تخصیص‌یافته به هر یک از آنان است.

با کمکLOOK UP  این امکان برایتان وجود دارد که تشخیص بدهید هر کدام از پرسنل باید چقدر پاداش دریافت کنند آن هم بدون اینکه نیازی به ترکیب کردن هر دو شیت با هم وجود داشته باشد. این تابع در زمان انجام محاسبات مربوط به فروش، خرید،‌ تأمین محصولات موجود در انبار و… اهمیت می‌يابد.

ساختار این تابع به چه صورت است؟

طبیعتاً یکی از اصلی‌ترین مواردی که در رابطه با تابع Vlookup در اکسل باید به یاد داشته باشید، بخش‌های مختلفی آن است.

به‌طورکلی می‌توان گفت که در این تابع شاهد چهار بخش گوناگون هستیم: اولین بخش به مقداری ارتباط دارد که قصد دارید جستجو کنید. دومین بخش به محدودۀ کلی جستجو مرتبط است؛ زیرا لوک آپ تنها زمانی قابل استفاده خواهد بود که محدوده‌ای را برای آن تعیین کرده باشید.

بخش سوم به شمارۀ ستون اختصاص دارد. در پایان نیز شاهد قرارگیری دو عدد صفر یا یک هستیم.

صفر به معنای FALSE است و یک نیز به معنای TRUE که برای مطابقت تطبیقی مورد استفاده قرار می‌گیرد؛ بنابراین این تابع بدین شکل است:

=VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

یک مثال ساده

روش کلی استفاده از تابع VLOOKUP این است که شما مقداری را در یک محدودۀ داده جستجو کنید تا مقدار مرتبط با جستجوی شما برگشت داده شود.

برای درک بهتر این موضوع بهتر است یک مثال ساده برایتان بیاوریم تا با نحوۀ صحیح وارد کردن این فرمول و همچنین به‌کارگیری دقیق آن آشنا شوید.

تصور کنید که به شما یک شیت با جدول خاصی داده شده است که در درون آن پارامترهای مختلفی همچون قیمت، نام کالا و همچنین شناسۀ کالا قرار دارد.

از این جداول در فرایند فروش کالا یا انبارداری استفاده می‌شود. اکنون قصد داریم تنها با وارد کردن شناسۀ کالا، نام محصول دلخواه خود را پیدا کنیم. جدول زیر در محدود بین A1 و C5 جای گرفته است.

حالا باید به سراغ تابع Vlookup در اکسل بروید. بیایید فکر کنیم که شما شناسۀ کالا را در سلول A6 ثبت کرده‌اید و قصد دارید تا نام محصول موجود در سلول B6 را پیدا کنید. برای انجام این کار باید با توجه به فرمول مربوط به لوک آپ، یک ساختار بسیار ساده و کاربردی به شکل زیر به وجود آورید:‌

VLOOKUP(A6, A1:C6, 2, FALSE)

نکاتی در مورد تابع لوک آپ که باید بدانید

اکنون که با ساختار و فرمول تابع Vlookup در اکسل آشنا شده‌اید، بهتر است به چند نکتۀ مهم در مورد آن اشاره کنیم. اولین مورد، نحوۀ انجام جستجو توسط لوک آپ است.

این تابع به نحوی طراحی شده است که مقادیر را از جهت چپ به راست جستجو کند. تنها زمانی روند انجام جستجو تغییر می‌یابد که شما جهت شیت یا کاربرگ خود را تغییر دهید.

نکتۀ مهم بعدی روش بازگرداندن داده‌ها توسط این تابع است. تصور کنید که چندین دادۀ مختلف در شیت‌های تحت نظر شما وجود داشته باشند که لوک آپ می‌تواند آن‌ها را به‌عنوان نتیجۀ جستجو به شما نشان دهد.

در این حالت تنها اولین مقدار به‌نمایش درمی‌آید و مقادیر دیگر قابل مشاهده نیستند. اگر با شیت‌های گسترده کار می‌کنید، حتماً این مورد را مدنظر قرار دهید. مورد دیگر آن است که در صورت عدم یافتن دادۀ موردنیاز شما در ستون چپ با خطا مواجه می‌شوید.

به‌راستی باید گفت که تنوع توابع جستجو در اکسل به ما امکان می‌دهد تا از این نرم‌افزار بی‌نظیر به‌خوبی استفاده کنیم.

سایر ابزارها برای جستجوی داده‌ها

اگرچه تابع Vlookup در اکسل بسیار کاربردی است و می‌توان در موارد مختلفی از آن کمک گرفت، اما این تابع تنها گزینه‌ای نیست که برای جستجوی داده‌‌های می‌توانید به سراغ آن بروید.

در اکسل گزینه‌های دیگری نیز وجود دارد که با بهره‌گیری از آن‌ها توانایی یافتن دادۀ مدنظر خود را به دست می‌آورید. برخی از این ابزارها عبارت‌اند از:

• Search و find: احتمالاً تاکنون بارها از این دو مورد مهم استفاده کرده‌اید. توجه داشته باشید که FIND به بزرگ و کوچک بودن حروف حساس است، اما این موضوع در رابطه با سرچ صدق نمی‌کند.
• تابع HLOOOKUP: این تابع مهم شبیه به لوک آپ است، اما مقدار متناظر را در اختیار شما قرار می‌دهد. با کمک این تابع می‌توانید جستجوی تقریبی انجام دهید که در برخی از موارد امری ضروری است.
• تابع MATCH: از این تابع منظور برگشت دادن شمارۀ ردیف و یا ستون در یک محدودۀ مشخص استفاده می‌کنیم.
• تابع INDEX: تابع ایندکس تنها جهت پیدا کردن آرایۀ داده‌های موجود در یک ردیف و ستون مشخص کاربرد دارد. همانند تابع Vlookup در اکسل، تابع ایندکس نیز پرکاربرد است.
• تابع FILTER: از تابع فیلتر به‌منظور پیدا کردن داده‌هایی استفاده می‌کنیم که دارای یک مشخصۀ خاص هستند. اگر دارای یک شیت پر از داده‌های گوناگون از جمله اسامی، اعداد،‌ تاریخ و… هستید، تابع فیلتر به‌عنوان یک انتخاب عالی برای شما در نظر گرفته می‌شود.

سخن پایانی

توابع در اکسل نقش مهمی را ایفا می‌کنند و می‌‌توانند در حوزه‌های مختلف به ما یاری برسانند. در این بین، توابع جستجو نیز از اهمیت بالایی برخوردار هستند و کاربران حرفه‌ای باید توانایی به‌کارگیری صحیح آن‌ها را داشته باشند. تابعی که آن را با نام لوک آپ می‌شناسیم در همین دسته قرار می‌گیرد.

تابع Vlookup در اکسل این اجازه را به ما می‌دهد تا یک دادۀ مشخص را به‌صورت دقیق و سریع پیدا کنیم. لوک آپ از چندین بخش مختلف از جمله مقدار، محدود، شمارۀ ستون و… تشکیل شده است که هر یک از آن‌ها باید به شکل دقیق در ساختار مربوطه وارد شوند تا بتوانیم به نتیجۀ مدنظر خود برسیم.